Отслеживание использования принтеров в офисе

Мониторинг всех принтеров в режиме онлайн 

С PrintVisor вы сможете быстро узнать, что происходит с тем или иным принтером — даже не вставая с рабочего места. В приложении или веб-панели PrintVisor удобно просматривать:

• Запас чернил/тонера: уровень чернил, тонера по каждому печатающему устройству;
• «Здоровье» принтера: статус (печатает, выключен, показывает ошибку, готов к работе, занят и др.) и его физическая доступность;
• Информация по устройству: модель, IP-адрес, местоположение

Совет: При жалобе от сотрудника «у меня не печатает принтер» можно быстро подсказать, что в лотке закончилась бумага или пора поменять картридж.

Отслеживание уровней чернил или тонера

Отслеживайте текущий уровень чернил или тонера по каждому принтеру — в приложении или Панели Администратора. 

Объем чернил отображается в процентах и представлен в цветах CMYK: голубом (Cyan), пурпурном (Magenta), желтом (Yellow) и черном (Black). Также отображаются светло-голубой (Light Cyan), матовый черный (Matte Black), фото-черный (Photo Black) и другие, в зависимости от модели принтера. 

Совет: в приложении PrintVisor на вкладке Принтеры дважды кликните по названию принтера, чтобы открыть его профиль и увидеть больше информации.

Проверка состояния расходных материалов принтера (контейнер для отработанного тонера и другие)

Помимо чернил или тонера PrintVisor также отображает другие параметры, получаемых с различных частей принтера, таких как отсек с отработанным тонером (Waste Toner), блок формирования изображения (Imaging Unit) или барабан (Drum). В интерфейсе они называются «Прочие расходные материалы» (Other consumables) и отображаются в профиле принтера.

Примеры:

• Отработанный тонер (Waste Toner Box / Waste Toner)
• Блок барабана (Drum Unit)
• Блок формирования изображения (Imaging Unit)
• Блок фьюзера / Блок фьюзинга / Фьюзер (Fuser) и многие другие

Примечание: отображение этих индикаторов может отличаться в зависимости от модели принтера.

Совет: Вы можете настроить уведомления, когда расходные материалы этих типов поднимаются выше или опускаются ниже определенного уровня. Например, когда отсек с отработанным тонером заполнен более чем на 90% и его необходимо опустошить.

Панель Администратора: общая статистика и данные по динамике печати в компании 

После создания Профиля Компании перейдите на Панель Администратора (открывается в браузере). По сравнению с интерфейсом, она содержит более подробную статистику печати и информацию обо всех подключенных к Профилю ПК и их принтерах. 

В Панели Администратора доступны:

• сводная статистика
• наиболее «активные» ПК и какие принтеры используются чаще всего
• общая статистика по компьютерам
• общая статистика по принтерам
• графики расхода чернил/тонера
• логи по компьютерам, принтерам
• время аптайма компьютеров (показывает, сколько времени PrintVisor запущен)
• список ПК, привязанных к Профилю
• настройка нотификаций
• управление подпиской

Панель Администратора открывается в любом браузере, и зайти в нее можно с любого устройства, подключенного к Интернету, например, со смартфона или планшета.

Логирование заданий на печать: кто, что и когда печатал

Выбрав нужный ПК или принтер, вы узнаете, какие задания на печать были недавно напечатаны.

В Панели Администратора раздел Статистика по компьютерам отображает, сколько печатали пользователи с рабочих мест. Вы можете посмотреть список всех распечатанных файлов за последний месяц, нажав Посмотреть лог.

В приложении задания на печать можно увидеть в профиле выбранного принтера в разделе Недавно распечатанные документы. Вы можете проверить, кто инициировал печать, когда это произошло, имя файла и количество страниц.

В целях конфиденциальности персональных данных названия документов и имена пользователей частично скрыты. Серийные номера и ID номера принтеров не связаны с номерами реальных принтеров или пользователей. Любая информация, позволяющая идентифицировать человека, не раскрывается.

Если вам нужно, чтобы имена пользователей/документов отображались полностью, свяжитесь с нами, мы поможем подобрать для вас альтернативное решение.

Мгновенные уведомления о всех важных событиях на почту или мессенджер

PrintVisor может мгновенно уведомлять вас о событиях, связанных с печатью. Уведомления можно получать на Email, в Slack или Telegram. Например:

• Изменение состояния компьютера/принтера: добавлен новый компьютер в Профиль, принтер перестает быть онлайн и др.
• Принтер выдает ошибку или меняется его статус: низкий уровень чернил, замятие бумаги, закончилась бумага, принтер недоступен и др.
• Что-то не так: печать в нерабочее время, слишком длинная очередь или большое время ожидания принтера

Совет: Настройте нужные уведомления в Панели Администратора → Уведомления, чтобы держать руку на пульсе и оперативно принимать меры. 

Например, задайте уведомление при критически низком уровне тонера/чернил на 50% (процент можно выбрать), чтобы заранее видеть, какие картриджи понадобятся в скором будущем.

Статистика по каждому принтеру/компьютеру

В Панели Администратора → Статистика по принтерам (Printer Statistics), Статистика по компьютерам (Computer Statistics) по каждому принтеру и компьютеру отображается ежедневная, еженедельная и ежемесячная статистика печати. Можно просматривать:

• Количество отпечатанных документов — за последний месяц, неделю, 24 часа;
• Количество отпечатанных страниц — за последний месяц, неделю, 24 часа;
• Среднее время ожидания — время простоя документа в очереди на печать. Если на принтер одновременно отправляется много файлов, то в итоге на печать каждого документа уходит больше времени;
• Среднее время печати — время печати одной страницы, т.е. скорость работы принтера.

Статистику по выбранному принтеру можно также увидеть в приложении, открыв профиль принтера по двойному клику.

Менеджмент принтера: просмотр и очистка очереди печати, свойства принтера, печать тестовой страницы

Вы можете управлять настройками выбранного принтера в приложении PrintVisor → вкладка Принтеры. Нажав на значок шестеренки рядом с названием принтера или в профиле принтера, вы можете:

• Использовать по умолчанию
• Открыть очередь печати
• Очистить очередь печати
• Напечатать тестовую страницу
• Открыть диспетчер устройств
• Открыть свойства принтера

Мы планируем добавить больше функций управления принтером в будущих версиях программы.

Совет: Вместо поиска нужной функции в ОС Windows (например, очищения очереди печати), это удобнее делать сразу в приложении PrintVisor.

Фоновый режим для обычных пользователей («режим клиента»)

Мы рекомендуем перевести приложение в Фоновый режим для всех сотрудников, кроме администратора. Так программа не будет отвлекать обычных сотрудников от работы. PrintVisor будет «спрятан» в системном трее Windows и не будет отвлекать пользователя. 

Чтобы перевести PrintVisor в Фоновый режим:

• Со стороны обычного пользователя (клиента): перейдите на вкладку Профиль в приложении PrintVisor и нажмите кнопку Привязать этот ПК к существующему профилю, следуйте дальнейшим инструкциям;
• Со стороны администратора: в разделе Компьютеры (Computers) переведите ползунок во включенное положение напротив имени ПК в столбце Включить фоновый режим (Run in background mode)

Для возврата в обычный режим потребуется ввести пароль или обратиться к администратору.

Удаленное развертывание программы на ПК пользователей через командную строку

Администратор PrintVisor (тот, кто следит за принтерами в организации) может установить и запустить приложение в «тихом» режиме на стороне клиента, не отвлекая сотрудников. 

Автоматически привязать ПК рядовых пользователей к Профилю Компании можно тремя способами:

• вручную в интерфейсе приложения;
• с помощью файла-активатора PVZ;
• из командной строки.

Удаленное обновление программы на ПК пользователей через Панель Администратора

Также можно автоматически настроить обновления для всех подключенных пользователей в организации и выполнять их на нескольких компьютерах непосредственно из Панели Администратора. 

Чтобы это сделать, в разделе Компьютеры (Computers) переведите ползунок во включенное положение напротив имени ПК в столбце Автообновление (Autoupdate).

Отслеживание расхода термоленты у принтеров этикеток

Для маркировки продукции используются принтеры этикеток (термотрансферные принтеры), но отслеживание оставшейся ленты является непростой задачей. Вместо картриджей используются катушки ленты, и сколько ее осталось — как, правило, неизвестно.

PrintVisor позволяет считывать показания встроенных счетчиков ZPL-принтеров и подсчитывать длину использованной ленты (Длина, мм) как для каждого задания печати, так и показывать общий расход ленты. Это позволит следить за расходом термоленты и своевременно восполнять запасы катушек с лентой.

Подсчет количества напечатанных и откопированных страниц с помощью внутренних счетчиков принтера

PrintVisor позволяет получать и показывать данные не только с системы Windows (с компьютера), но и с внутренних счетчиков принтера (Данные с устройства), включая:

• общее количество распечатанных страниц (включая страницы до установки PrintVisor), с разделением на черно-белые страницы и цветные страницы
• общее количество откопированных черно-белых и цветных страниц (если у принтера есть функции копировального аппарата)

В отличие от данных, полученных с ОС Windows, счетчики принтера отображают более точные данные, в том числе о:

• напечатанных пустых страницах
• напечатанных документах или страницах с очень маленьким объемом текста
• количество откопированных страниц (если у принтера есть функции копирования)

Таким образом, в PrintVisor используются два способа сбора данных — данные Windows и данные непосредственно с устройства. Оба способа применяются и для сетевых, и для локальных принтеров.

В Панели Администратора:

Перейдите в профиль принтера → «Внутренний счетчик страниц» (Internal page counter)

В десктоп-приложении:

Перейдите в профиль принтера → «Статистика печати документов» (Document printing statistics) и выберите «Данные с устройства» (Device data)

Что еще возможно с помощью PrintVisor

Отслеживать состояние принтеров, находящихся даже в другом городе или другой стране

Отслеживайте принтеры и компьютеры не только в соседнем кабинете, но и другом здании, городе, стране! Оптимизируйте процессы печати, сократите ненужные расходы и усильте меры безопасности, даже не покидая своего рабочего места.

Если ваша фирма, например, обслуживает другие организации, больше не нужно каждый раз звонить или отправляться в офис клиента или подрядчика, чтобы вовремя узнать их уровни расходников и бумаги. Просто попросите их установить PrintVisor и наблюдайте за их принтерами удаленно через Панель Администратора.

Задайте «Комментарий» для каждого принтера в Панели Администратора для удобного администрирования.

Планировать бюджет и своевременно заказывать «расходники»

Часто может возникнуть ситуация, когда картридж принтера или бумага неожиданно кончились, а закупка расходных материалов не планировалась в ближайшее время. В пятницу вечером у сотрудников может возникнуть вопрос “Почему закончился картридж?” или “Почему так быстро кончилась бумага?”.

Чтобы избежать накладок с бумагой или чернилами, просматривайте данные во вкладках Статистика по принтерам (Printer statistics) и Статистика по компьютерам (Computer statistics) в Панели Администратора.

Анализировать и оценивать нагрузку на оборудование

Разные отделы, много принтеров, много компьютеров, много устройств (факс, цветная печать, копир) — трудно уследить за всем. Из-за этого могут возникнуть ситуации неэффективного использования оборудования для печати, которое излишне нагружено, либо же простоя дорогого оборудования на местах, где оно мало используется. 

Благодаря единому Профилю Компании все ПК и их принтеры объединены и доступны в одном интерфейсе, и администратор может сделать выводы, сколько принтерам требуется времени на печать, а также сколько времени тратится на ожидание в очереди печати. Стоит ли использовать картриджи с более высоким ресурсом? Поменять ли вообще принтер на другой? Ответы на эти вопросы позволят правильно распределить печатающую технику относительно рабочих мест и лучше оптимизировать парк оборудования.

Вы можете узнать, сколько каждый принтер на самом деле может распечатать страниц в минуту, час, день, месяц и сравнить эти показатели с заявленными производителем.